PEC Posta Elettronica Certificata – REM (Registered Elettronic Mail)

Sin dal 2007 la Regione Puglia ha offerto il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) - sul dominio pec.rupar.puglia.it - agli Enti Pubblici regionali aderenti alla RUPAR Puglia o alla rete SPC, fornito mediante il servizio PEC di InnovaPuglia S.p.A., società in-house della Regione Puglia.

Il servizio continuerà ad essere fornito con rinnovate modalità nell’ambito degli interventi regionali per gli Enti Locali (POR/POC Puglia 2014-2020 Obiettivo Tematico n. 2 – Azione 2.2).
In vista delle modifiche normative introdotte dal Regolamento europeo eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature, Regolamento UE n° 910/2014 sull'identità digitale), la Regione Puglia ha aderito alla “Convenzione per la prestazione di servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC) per le Pubbliche Amministrazioni – Lotto Unico”,  aggiudicata in data 10 novembre 2020 da Consip S.p.A. a InfoCert S.p.A., adottando un nuovo gestore del servizio.

InfoCert S.p.A. è uno degli attori nella prossima transizione dal sistema di PEC al REM - Registered Elettronic Mail, il nuovo sistema che soddisfa appieno i requisiti previsti dal Regolamento europeo per il servizio elettronico di recapito certificato qualificato.

Nel mese di aprile 2022 le caselle già attive e gestite da InnovaPuglia sono state migrate, dietro esplicita richiesta del titolare, verso il nuovo gestore e il servizio è stato erogato senza soluzione di continuità.
L’intera procedura ha fatto riferimento alla Sezione Trasformazione Digitale del Dipartimento Sviluppo Economico della Regione Puglia ed è stata gestita con il supporto tecnico di InnovaPuglia.
Gli Enti Locali del territorio pugliese, aderenti alla RUPAR Puglia o alla Rete Nazionale SPC possono inoltrare a Regione Puglia richieste di apertura di caselle PEC nell’ambito della succitata convenzione.

Domanda 1: Dove è reperibile la documentazione sul servizio PEC di InfoCert?

Risposta: La documentazione relativa al nuovo servizio PEC di Infocert è disponibile al seguente indirizzo: www.infocert.it/documentazione. In particolare, si richiama l'attenzione sui documenti che descrivono le funzionalità di WebMail e APP di Legalmail dove gli utenti troveranno anche varie funzioni di self-care della casella di PEC.

Domanda 2: Come posso inoltrare richieste di apertura o cancellazione di nuove caselle PEC?

Risposta: Mediante la compilazione dei moduli presenti nella sezione documenti relativa al servizio PEC. I moduli, firmati digitalmente, devono essere inoltrati tramite PEC alla casella richiestepec.innovapuglia@pec.rupar.puglia.it.

Domanda 3: È possibile richiedere una nuova password?

Risposta: Sì, mediante due metodi:
•    È possibile richiedere il reset della password attraverso lo specifico modulo presente nella sezione documenti relativa al servizio PEC. Il modulo, firmato digitalmente, deve essere inoltrato tramite PEC alla casella richiestepec.innovapuglia@pec.rupar.puglia.it;
•    È possibile accedere alla webmail di InfoCert al sito webmail.pec.rupar.puglia.it e attivare la procedura “non riesco ad accedere” che invierà all’indirizzo mail di riferimento dichiarato, un link per l’aggiornamento della password.

Domanda 4: Come posso avere assistenza per le caselle PEC di InfoCert?

Risposta: L'Help Desk della Rupar Puglia, offerto da InnovaPuglia, rimarrà disponibile al numero 080-2016800 per le questioni riguardanti la sottoscrizione delle caselle, la cancellazione, il reset della password, informazioni generali sul servizio.
Per tutte le altre questioni relative al funzionamento delle caselle PEC, la configurazione dei client, il funzionamento della webmail, delle APP, dei log delle PEC il riferimento è l'Help Desk di InfoCert.

Domanda 5: È possibile richiedere ulteriori caselle oppure un ampliamento della capienza delle caselle PEC già fornite? 

Risposta: Nell’ambito del contratto in essere sottoscritto in convenzione CONSIP con Infocert S.p.A., l’Amministrazione Regionale si riserva di accettare le richieste di apertura di nuove caselle, o estensione della capienza di caselle già aperte, che sono a titolo oneroso per la stessa Regione, sulla base delle disponibilità presenti nel contratto stesso ed in ragione di valutazioni di reale necessità e coerenza delle richieste stesse.

Domanda 6: Ho riscontrato che la capienza della casella PEC fornita si sta esaurendo.  Posso richiedere un ampliamento della casella per tale motivo?

Risposta: Si precisa che l’Amministrazione Regione Puglia non è in alcun modo responsabile del corretto funzionamento delle caselle ed in particolare del monitoraggio dell’occupazione dello spazio delle mailbox destinato in funzione della tipologia della casella. Tale monitoraggio ed in generale la corretta gestione e presidio della casella sono a completo carico dell’Ente a cui la casella è stata affidata.
Le richieste di variazione della tipologia di casella, comunemente avanzate per aumentare la capienza delle mailbox, potrebbero quindi non essere accettate per carenza di motivazioni oggettive. Tale precisazione deriva dall’osservazione di un ricorso a richieste di aumento della capienza spesso non dettate da situazioni di reale necessità di spedizioni massive, bensì da una non corretta gestione dello spazio a disposizione nella mailbox.
Tutto ciò premesso e chiarito, la Regione Puglia accetterà, sempre nei limiti delle disponibilità residue, l’apertura o l’upgrade di caselle massive nei casi in cui è palese l’utilizzo massivo delle spedizioni.

Domanda 7: È possibile per un Ente utilizzare la mailbox delle caselle PEC fornite come archivio?

Risposta: Alcune utenze utilizzano la mailbox come un archivio percependo questa pratica più “sicura” e semplice perché la permanenza nella mailbox dei messaggi in essa contenuti è garantita dal gestore PEC. Questa è vista come garanzia di non perdita di informazioni che possono rivelarsi preziose anche dopo un lungo tempo. Esistono ovviamente controindicazioni a tale pratica che non è suggerita da nessuna linea guida. Utilizzata in questo modo la mailbox diventa di fatto un frammento dell’archivio corrente dell’Ente lascamente collegato con il resto dell’archivio, con ovvie difficoltà nel reperimento degli elementi costituenti la pratica amministrativa; altro effetto negativo è la crescita indefinita dell’occupazione della mailbox il cui spazio, per quanto ampio, è destinato ad esaurirsi inevitabilmente nel tempo.
Una gestione corretta della mailbox dovrebbe quindi prevedere uno “scarico” delle PEC in essa contenute da parte di un sistema di gestione documentale che gestisca l’archivio corrente dell’Ente; infine è necessario definire un archivio di deposito per la conservazione a lungo termine dei documenti costituenti la pratica amministrativa, ivi comprese le PEC.

L'Help Desk della Rupar Puglia, offerto da InnovaPuglia, rimarrà disponibile al numero 080-2016800 per le questioni riguardanti la sottoscrizione delle caselle, la cancellazione, il reset della password, informazioni generali sul servizio.

Per tutte le altre questioni relative al funzionamento delle caselle PEC, la configurazione dei client, il funzionamento della webmail, delle APP, dei log delle PEC il riferimento è l'Help Desk di InfoCert.

Per accedere all'Help Desk di InfoCert occorre accedere all'apposito servizio, agli indirizzi che seguono, ricordando di qualificarsi come utenti di caselle della Regione Puglia, unico titolare della Convenzione Consip.

L'accesso al servizio di Help Desk di InfoCert avverrà:

Le richieste di assistenza vengono prese in carico dall'Help Desk nel normale orario di lavoro:

  • dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle ore 17:00,
  • il sabato dalle ore 8:00 alle ore 14:00,
  • festivi esclusi

Tutte le segnalazioni che perverranno all'Help Desk al di fuori dell'orario sopra indicato, saranno prese in carico il giorno lavorativo successivo a quello di inoltro e smaltite secondo l'ordine di priorità.